Guia para el líder de proyecto

¿QUE ES UN PROYECTO?
El trabajo temporal emprendido para crear un producto o servicio único.

¿QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS?
Un método probado que proporciona el manejo efectivo del trabajo estableciendo un esfuerzo planeado y bien coordinado.

Un proceso para asegurar que un proyecto:

• Es entendido en sus objetivos.
• Tiene Objetivos y Métricas.
• Define las actividades y los entregables con diagramas de tiempo.
• Asigna roles & responsabilidades.
• Tiene criterios de terminación claros.

Proceso de la gerencia de proyectos:

Nueve metas de todo proyecto que permiten crear proyectos exitosos:
INICIACIÓN
1. EL PROBLEMA U OPORTUNIDAD ES CONFIRMADA; EL CASO DE NEGOCIO ESTA DESCRITO; EL PROYECTO ES AUTORIZADO.
Definir el problema a ser resuelto.
Proveer una clara definición de las metas y objetivos; describir lo que se logrará con el proyecto.
Asegurar la alineación con las metas estratégicas y prioridades de la organización.
Participar en la evaluación inicial de los riesgos; establecer el nivel de tolerancia de los riesgos.
Requiere un documento donde se incluyan los acuerdos sobre:

• Fuentes potenciales de recursos y presupuesto autorizado.
• Establecer los requerimientos de recursos.
• Nivel y cantidad de planificación y control.
• Utilizar un proceso estándar para la gestión de proyectos.
• Identificación del Gerente o Líder del proyecto.

Participar en las reuniones de seguimiento del proyecto.

PLANTIFICACIÓN

2. EL PROYECTO ESTÁ BIEN DEFINIDO Y SE HA OCORDADO UN ALCANCE

Apoyar activamente el proyecto; confirmar que el nivel de planificación se cumpla.
Ayudar en la identificación de las partes interesadas para este proyecto.
Participar en la planificación del alcance; ayudar a definir los límites de la planificación.
Identificar y aprobar los criterios de aceptación del proyecto.
Establecer claramente los requerimientos de calidad.
Comunicar las prioridades relacionadas con el alcance, calidad, planificación y costo.
Establecer la probabilidad de cambio; acordar un proceso para gerenciar el cambio.

3. EL PROYECTO TIENE UN PLAN DE TRABAJO REALISTA Y MEDIBLE
Confirmar la selección de los entregables prioritarios.
Confirmar que el número y frecuencia de hitos provee información clara y compresible sobre el progreso del proyecto.
Confirmar que los fondos y el personal necesario están asegurados para el proyecto.

4. LOS ROLES Y RESPONSABILIDADES SON ENTENDIDOS
Verificar que los miembros del equipo de proyecto y otros involucrados entienden sus roles, responsabilidades y compromisos.

5. CALIDAD, COMUNICACIÓN, PROCURA Y RIESGOS DEBEN SER GERENCIADOS
Confirmar que el plan de trabajo:

• Incluye las actividades de Gerencia de la Calidad.
• Proveer una comunicación clara a los interesados en el proyecto sobre los avances.
• Asegurar que las decisiones de procura y la administración del proyecto hagan un buen uso de los fondos.
• Incluir la planificación del riesgo, donde los planes de mitigación y contingencia estén acordados y puedan ser soportados.

6. LOS ACUERDOS Y COMPROMISOS DE LA PLANTIFICACIÓN ESTÁN INTEGRADOS
Con el Gerente del Proyecto y los interesados clave, se deben revisar y aprobar los requerimientos del proyecto.
De igual modo se debe determinar que los fondos del proyecto se ajustan a los requerimientos.

EJECUTAR; CONTROLAR

7. LOS RESULTADOS DEL TRABAJO SON PRODUCIDOS; EL RENDIMIENTO DEL PROYECTO ES MONITOREADO

Brindar el soporte al equipo de proyecto en su trabajo.
Solicitar el estatus al líder de proyecto; usar la autoridad para tomar las decisiones según sea necesario.
Revisar conjuntamente con los interesados (usuarios) del proyecto:

• Culminación y aprobación del mayor número de entregables.
• Costos y planificación del desempeño y estatus del contrato.
• Informes de garantía de calidad.

Celebrar la culminación de la mayor cantidad de hitos con el equipo del proyecto.

8. PROBLEMAS, SOLICITUD DE CAMBIOS, VALIDACIÓN Y RESPUESTAS A RIESGOS

Revisar y aprobar una significativa cantidad de requerimientos.
Poner un fuerte énfasis en recompensas por identificar y lograr cambios necesarios más que castigar las fallas. Balancee necesidades de la organización con necesidades de cliente.
Confirmar que cambios significativos son aprobados y que el proyecto este actualizado (i.e. el plan actualizado debe reflejar la aprobación de cambios en cuanto a alcance, calidad del proyecto, planificación y costos).
Promover un clima de resolución de problemas para asuntos que no pueden ser resueltos por el líder de proyecto.
Aprobar la respuesta ante la ocurrencia de riesgos mediante la identificación eventos en el Plan de Respuesta a Riesgo.
Si el proyecto dará como resultado un significativo cambio organizacional, confirme que la organización estará lista para aceptarlo.

CERRAR

9. EL PROYECTO HACE LA TRANSICIÓN HACIA LA OPERACIÓN; LAS LECCIONES APRENDIDAS SON DOCUMENTADAS

Verifique que los entregables finales satisfacen las necesidades de cliente y se acerquen a los objetivos.
Cerrar sesión con la aceptación con los entregables finales.
Asegure que la responsabilidad para el nuevo producto o servicio estén identificadas y oficialmente puestas en operaciones.
Participar en el proceso de generación de información relacionada con las lecciones aprendidas.

UN PATROCINADOR EFECTIVO DEMUESTRA EL SIGUIENTE COMPORTAMIENTO:
Ser un campeón para el cambio, comunicando los beneficios y mejoras que el proyecto proporcionará.
Construye un fuerte soporte para el proyecto entre los integrantes de la organización.
Ofrece un alto nivel de apoyo al líder de proyecto.
Enfatiza en las recompensas y reconocimientos, reconociendo talentos individuales.
Permanece involucrado a lo largo del proyecto.
Comunica en cierta forma una realimentación que anima al equipo.