Gerencia de Proyectos - Como Escribir Reportes Efectivos de Proyectos

Algunas veces, en algunas organizaciones, se tiene la creencia que escribir un reporte de proyectos, sobre todo de un portafolio de proyectos, es una pérdida de tiempo, sobre todo si estos no cumplen con algunos requerimientos mínimos que representen un valor para los interesados. El tipo correcto de reportes deben estar estructurados para mostrar información relevante y de esta forma poder tomar decisiones efectivas. En este sentido, el reporte será la mejor herramienta de comunicación con ejecutivos e interesados.

Para comenzar debemos entender el significado de la palabra efectivo: producir en forma satisfactoria un resultado esperado, es decir que cumpla con ciertos requerimientos. Por ejemplo, para el caso de la gestión de proyectos, los resultados esperados pueden ser información relevante sobre el estado de los proyectos que incluya su estado, riesgos y problemas con su respectiva solución, valor ganado y decisiones tomadas en relación a cambios realizados.

Las buenas prácticas para presentar reportes de proyectos incluyen:

1. Primero. Piense en lo que requieren los ejecutivos y los interesados, que tipo de información desean obtener del reporte. Utilice el plan de comunicaciones para determinar esta información.
2. Segundo. Sea breve, vaya al grano del asunto, no pierda tiempo dando información innecesaria, sea objetivo, simplemente identifique que información debe ir en el reporte, resúmala, y preséntela en un formato sencillo y agradable, puede utilizar una presentación en powerpoint o algún software similar que permita presentar la información de manera agradable para la audiencia. Por ejemplo, Microsoft Office permite enlazar datos con bases de datos y generar reportes de forma rápida en Excel, Word y Powerpoint. Procure automatizar la generación de los reportes.
3. Tercero. Validar la información. Esto permite establecer que la información en el reporte es válida. El gerente de proyecto debe validar o tener a alguien que valide la veracidad de la información en el reporte. De esto depende el nivel de credibilidad del gerente de proyecto.
4. Cuarto. Utilice plantillas. No hay que reinventar la rueda. La idea central es tener un único formato que le permita presentar los reportes de proyectos. Construya una plantilla con base a la información que requiere cada uno de los ejecutivos e interesados. Esto le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo.
5. Quinto. Valide a partir de cuales orígenes de datos válido puede extraer información, por ejemplo, en grandes empresas, se utilizan software para la gestión de portafolios de proyectos, en otras solo se utilizan hojas de Excel. De igual modo, dependiendo de la cantidad de proyectos que tenga asignados, debe corroborar que la información que va a presentar es veraz. Otro aspecto importante es validar con el equipo de proyecto el valor de información antes de presentarla, es decir, si aportan algún valor a la gestión de la organización.
6. Sexto. Asegurese que los reportes son consistentes, relevantes, y confiables. Con base en su plan de comunicaciones, valide que los reportes serán relevantes para las personas apropiadas. Por ejemplo, determine si su equipo puede obtener información detallada del reporte, si los interesados y el comité de gestión de cambios pueden obtener información relevante para ellos, su gestión y para la toma de decisiones. Recuerde, información relevante y confiable no es presentar absolutamente todo lo relacionado con los proyectos.

Conclusión

Para generar un reporte de proyecto efectivo, usted necesita conocer los intereses y necesidades de información de los interesados. La información en los reportes debe ser tan sencilla como sea posible presentando información relevante. Tome como base el plan de comunicaciones. Y valide antes de presentar los reportes.

Piense en resultados, analice los datos y la información antes de presentarla.
Sea breve, presente datos relevantes a las personas correctas.
Valide la información con sus colaboradores.
Utilice plantillas, ahorre tiempo.
Verifique el valor de los datos.
Sea consistente, relevante y confiable.

Automatice, automatice, automatice, esto ahorrará tiempo y esfuerzo, aunque muchos lo vean como una pérdida de tiempo, dinero y esfuerzo, a la final resulta ser todo lo contrario y demuestra profesionalismo.

Les dejo un modelo que pueden utilizar como base: Reporte de Proyecto.