Portafolio de Proyectos - IV

Portafolios de Proyectos - Su importancia Parte IV

En esta cuarta entrega de la serie de artículos relacionados con los Portafolios de proyectos, presento los conceptos relacionados con la construcción y gestión de portafolios.

Gestión de Portafolio de Proyectos: La Gestión de Portafolios se lleva a cabo con base en procesos, métodos y tecnologías que tiene como objetivos analizar y gestionar proyectos de forma colectiva o propuestas sobre la base de numerosas características clave. Su finalidad es determinar la combinación óptima de recursos y programación de actividades dirigidos a lograr los objetivos la organización. Permite la gestión centralizada de uno o más portafolios, e incluye identificar, priorizar, autorizar, gestionar, y controlar proyectos, programas y otros trabajos relacionados, para alcanzar objetivos estratégicos.

La gestión de portafolios de proyectos es un proceso de toma de decisiones dinámico por medio del cual los proyectos activos se están actualizando y revisando constantemente. En este proceso, todo nuevo proyecto se evalúa, selecciona y se le da una prioridad, los proyectos existentes pueden acelerarse, eliminarse, o cambiar de prioridad y los recursos pueden ser re-asignados. Este proceso ayuda a convertir la estrategia de la empresa en los resultados deseados. Es un paso clave en el proceso de ejecución de la estrategia global donde el entorno empresarial externo o interno está cambiando constantemente. Los cambios externos pueden ser:

En las condiciones económicas,
Impulsados por la competencia,
Las necesidades del cliente,
Los avances tecnológicos,
Nuevos mercados o
Cambios en las leyes.

Los cambios internos de la organización pueden ser:

Cambios en burocracia,
Deterioro de la moral de los empleados,
Cambios en procesos.

En respuesta a los cambios, los directivos y gerentes deben revisar la estrategia y formular los objetivos que permitan generar valor.

La gráfica de la siguiente página muestra el proceso general para generar valor en la gestión de portafolios:

El Estándar para la Gestión de Portafolios – 3ra. Edición (2013, p.5), define Gestión de Portafolio del modo siguiente:

"La gestión de portafolio es la gestión coordinada de uno o más portafolios para alcanzar las estrategias y objetivos organizacionales. Incluye procesos relacionados por medio de los cuales una organización evalúa, selecciona, prioriza y asigna sus recursos limitados de la mejor forma con la finalidad de cumplir con las estrategias organizacionales de forma equilibrada con su misión, visión y valores. La gestión de portafolio genera información de valor para soportar o cambiar las estrategias y decisiones de inversión."

La gestión de portafolio consta de los siguientes procesos básicos, que permiten, primero construir un portafolio, y segundo monitorearlo y controlarlo, tal como lo establece Prasad Kodukula (Kodukula, 2014, p.42). Estos procesos son los siguientes:

Crear las bases: consiste en la creación de la base organizativa que dará soporte al portafolio. Es un requisito previo a la iniciación de cualquier proceso de gestión de portafolio en la organización. La organización debe expresar claramente su marco estratégico incluyendo su misión, la visión, la estrategia y los objetivos. Debe incluir el proceso de gobierno para facilitar la toma de decisiones, la gestión de riesgos, y la rendición de cuentas, entre otros. También es necesario tener la infraestructura necesaria, tales como los sistemas de gestión de información y las instalaciones físicas. Los procesos clave implicados en esta fase son:

Delinear marco estratégico,
Establecer el modelo de gobierno,
Construir la infraestructura del portafolio.

Diseño del portafolio: se ocupa de la concepción del portafolio. Debe ser completado antes de que el primer proyecto se incluya en el portafolio. Implica el desarrollo de las especificaciones de diseño del portafolio que constituyen la plantilla de diseño. El diseño especifica los criterios de selección para que los proyectos candidatos puedan formar parte del portafolio, los criterios de inversión, los criterios de terminación, los criterios de equilibrio deseado entre las diferentes categorías de proyectos y las contingencias de riesgo.

Los proyectos individuales en el portafolio y su combinación deben cumplir con los requisitos especificados en esta fase. La evaluación, priorización y selección de proyectos en la construcción del portafolio y las fases de control & monitoreo deben seguir las especificaciones desarrolladas en esta fase. Los dos procesos importantes de esta fase son:

Identificar los requisitos de diseño,
Establecer puntos de referencia del portafolio.

Construcción del portafolio: Comprende la construcción de un nuevo portafolio que se ajuste a las especificaciones de diseño. La construcción de portafolios comienza con la inclusión de los proyectos en curso de un área organizacional específica. Luego el nuevo portafolio se transforma de modo que cumpla con los requisitos de diseño. La transformación se realiza a través de un proceso llamado calibración. Los proyectos en el nuevo portafolio deben alinearse con la estrategia y objetivos de la organización, de igual modo deben tener un caso de negocios, cumplir con los indicadores de inversión, y deben tener una combinación adecuada para lograr el equilibrio deseado. La calibración del nuevo portafolio implica la terminación de los proyectos que no cumplan con las especificaciones de diseño y la adición de nuevos proyectos. Los procesos de construcción clave cartera son:

Construir una nueva cartera y
Calibrar la cartera.

Monitor y controlar la cartera: implica día a día, y permanente, llevar a cabo actividades en forma iterativa dirigidas a mantener el portafolio en equilibrio. Esta fase incluye procesos clave, como son identificar nuevos proyectos, evaluarlos y seleccionarlos para incluirlos en el portafolio. Evaluar el rendimiento de los proyectos en curso, así como sus casos de negocio. Priorizar y reequilibrar el portafolio. Tomar las decisiones relacionadas con el desempeño y definir las oportunidades de mejora con base a las lecciones aprendidas.

En la gráfica de la siguiente página se muestra este proceso básico:

En relación al proceso de Monitorear y Controlar el portafolio, en este proceso se desarrollan una serie de actividades o subprocesos que permiten entre otras actividades identificar nuevos proyectos categorizarlos, priorizarlos y balancear el portafolio: