Portafolios de Proyectos - Su importancia Parte
Continuando con esta serie de artículos, en esta segunda parte presento los conceptos relacionados con los programas y la gestión de programas.
Programas: Un programa es un grupo de proyectos relacionados manejados de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se podrían obtener al manejarlos individualmente. Comprende conjunto coordinado de proyectos orientado a realizar los objetivos de un plan que supone proyectos vinculados entre si debido a que, en muchos casos, un proyecto tiene como requisito la realización de otro. Los programas son definidos generalmente a mediano plazo.
“Un programa se define como un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran de forma individual.” Guía del PMBOK®, (2013, p. 5).
Gestión de Programas: La gestión de programas es el proceso que permite gestionar varios proyectos relacionados, con la finalidad de mejorar el rendimiento, cumplir los objetivos y las estrategias de una organización. Hace hincapié en la coordinación y priorización de recursos a través de proyectos, la gestión de los vínculos entre los proyectos, los costos generales y riesgos del programa. Está ubicado un nivel por encima de la gestión de proyectos y se centra en la selección del mejor grupo de proyectos, definiéndolos en términos de sus objetivos, proporcionando un entorno donde los proyectos se pueden ejecutar con éxito. Se orienta a la consecución y el mantenimiento de los resultados del negocio.
La gerencia de programas se enfoca en la estrategia de negocios de la organización, donde el alcance es mucho más amplio y multifuncional que la gestión de proyectos, y los factores de éxito se focalizan en el flujo de caja y el rendimiento de la inversión en los proyectos.
El Estándar para la Gestión de Programas del PMI, define la gestión de programas como “la aplicación de conocimientos, competencias, herramientas y técnicas para conocer los requerimientos del programa y obtener beneficios y el control no disponible por gestión de proyectos individuales.” (Estándar para la Gestión de Programas – 3ra. Edición, 2013, p.5),
La gestión de programas, al igual que la gestión de proyectos, tiene cinco etapas:
- Formulación: consiste en la definición de los beneficios esperados del programa a través de un análisis de los interesados y el acuerdo sobre el propósito y los objetivos del programa, que puede incluir un esquema funcional. Este proceso es iterativo.
- Organización: consiste en el desarrollo de casos de negocio detallado del programa, así como los procedimientos y estructuras operativas. Este proceso es iterativo.
- Despliegue: consiste en la entrega de capacidades a través de proyectos constitutivos del programa y otras acciones, incluyendo la transición en el negocio. Este es un proceso cíclico.
- Evaluación: consiste en una evaluación a nivel de programa de los beneficios del éxito de la transición a las prestaciones operativas. Este es también un proceso cíclico.
- Disolución: consiste en el acuerdo sobre el calendario y los motivos de la disolución y la puesta en práctica del proceso de cierre, que incluye procesos de medición de beneficios a largo plazo.
En el siguiente gráfico se observan las fases del proceso de gestión de programas:
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