Portafolios de Proyectos - III

Portafolios de Proyectos - Su importancia Parte

En esta tercera parte de la serie, entrego los conceptos relacionados con los portafolios de proyectos.

Portafolio de Proyectos: Definiremos Portafolio de Proyectos como el conjunto de programas, proyectos y otro tipo de actividades definidos para el logro de las estrategias, los objetivos estratégicos y de negocios, facilitando la gestión efectiva de los diferentes componentes, lo cuales pueden medirse, clasificarse y priorizarse.

En la gráfica siguiente se observa el proceso básico para la formulación de programas a partir de las estrategias:

El Estándar para la Gestión de Portafolios – 3ra. Edición (2013, p.3), define Portafolio de Proyectos del modo siguiente:

"Un portafolio es una colección de componentes compuestos por programas, proyectos y operaciones administrados como un grupo para alcanzar objetivos estratégicos. Los componentes del portafolio no son necesariamente dependientes o tienen objetivos relacionados. Los componentes del porfolio son cuantificables, es decir, se pueden medir, clasificar y priorizar. …Un portafolio existe para alcanzar una o más estrategias organizaciones y objetivos estratégicos y puede consistir de un conjunto de componentes pasados, en curso, planificados o futuros."

El portafolio de proyectos debe estar directamente ligado con el plan estratégico de la organización; este plan estratégico está basado en la misión y visión de la organización, y éste debe expresarse para su consecución a través de los objetivos estratégicos, los cuales son medidos por medio de las metas estratégicas dando lugar a las iniciativas estratégicas. Estas metas se traducen en uno varios proyectos con la finalidad de lograr el cumplimiento de las mismas, siendo los proyectos los motores de crecimiento y desarrollo de la organización. Los proyectos son los medios que generan los productos o servicios que entran al ciclo productivo organizacional.

Colección de Proyectos: Considerando que la definición de portafolio se refiere a una colección de proyectos, también se puede aplicar a un conjunto de subportafolios o programas. Un subportafolio es esencialmente lo mismo que un portafolio, excepto que es parte de un portafolio más amplio. Un programa es también una colección de proyectos, en la cual los proyectos pueden ser independientes, es decir, no estar relacionados con otros proyectos, o subproyectos de un proyecto más amplio, a veces referido como un mega proyecto. Un portafolio es el nivel más alto de la empresa que consiste en grandes inversiones.

Relación entre los proyectos: Todos los proyectos en un portafolio deben ser capaz de crear valor por sí mismo. No debería tener que depender de ningún otro proyecto (s). Si se necesita una combinación de proyectos para crear valor, deben ser combinados en uno más grande. Los proyectos son seleccionados para el portafolio en función de su potencial creación de valor. Los proyectos en un portafolio son independientes entre sí excepto por el hecho de que compiten por la misma fuente de recursos financieros, humanos y materiales.

Alineación: Prasad Kodukula, en su publicación Organizational Project Portfolio Management - A Practitioner's Guide, establece lo siguiente en relación con la alineación de los portafolios de proyectos y las unidades organizacionales (Kodukula, 2014, p.189):

En grandes organizaciones, cada unidad organizativa debe tener vinculado un portafolio que permita gestionar de forma organizada los proyectos asociados a las estrategias de dicha unidad. Por lo general es la misma unidad organizativa la que patrocina el portafolio. Los portafolios pueden existir en diferentes niveles de la empresa desde el nivel superior y se extiende hacia la jerarquía de la organización en el nivel funcional o departamental. En resumen, cada portafolio debe estar alineado a las estrategias de cada unidad funcional o unidad estratégica de negocios, y en última instancia, servir a la misión general de la empresa, es decir debe estar alineado con la empresa.

Valor: El valor debe tener en cuenta el beneficio en relación con el costo. En la mayoría de los casos es esencialmente el retorno de la inversión que se realice, y en otros casos el valor estratégico que represente para la organización. El valor debe incluir también el costo asociado con el riesgo. “Por lo tanto, el valor se traduce en una ecuación costo-beneficio y riesgo” (Kodukula, 2014. p.189). El valor existe en diferentes formas, para el accionista, a nivel financiero, para el cliente, el empleado, el medio ambiente, y el valor social. Las decisiones de inversión están basadas en el potencial de un proyecto para crear valor en lugar del valor real entregado.

Metas organizacionales: El propósito de un portafolio es ayudar a la organización patrocinadora a lograr sus objetivos. Es responsabilidad del portafolio seleccionar sólo aquellos proyectos que sean necesarios para alcanzar los objetivos. Para que el portafolio sea efectivo, los proyectos deben estar alineados con los objetivos de la organización y su estrategia.

Combinación adecuada de Proyectos: La combinación de proyectos está implícita en todo portafolio que debe equilibrarse mediante la selección de diferentes tipos de proyectos en la proporción adecuada. La correcta combinación de proyectos ayudará a gestionar el riesgo de manera más eficaz con el fin de crear valor y lograr las metas de la organización en el largo plazo. 

Ciclo de vida del Portafolio: Un portafolio no es una entidad temporal, es decir, no tiene un "cierre" como sucede con los proyectos. Existe siempre que su patrocinador lo defina. En un momento dado que contiene proyectos temporales con fechas de inicio y final establecidos. Una vez que un proyecto ha generado sus prestaciones y se ha completado, sale del portafolio. En la siguiente gráfica se observa el ciclo de vida del portafolio: