¿Es correcto mantener
una utilización del 100% del equipo de proyecto?
En mi experiencia como líder, gerente y miembro de
equipos de proyectos, he observado como de manera equivocada, especialmente en Latinoamérica,
empresas de desarrollo de software pretenden que su personal tenga una
utilización del 100%, algo que en la práctica y siguiendo las mejores praxis
de gerencia de proyectos, es totalmente imposible, ya que, como lo establecen
las normas de la ingeniería industrial, ni una máquina puede estar disponible
al 100%, y para este caso, en la planificación de una empresa industrial, se
deben planificar tanto los tiempos de parada por mantenimiento y averías, como
los costos y presupuestos por contingencias. En el caso de Fábricas de
Software, donde el factor humano es de suma importancia, sucede lo mismo. En
este artículo les entrego unas sencillas recomendaciones para este particular
tema.
Los niveles de utilización es uno de los principales
indicadores de gestión en los negocios dedicados a servicios y proyectos.
Por medio de este indicador, es posible hacer seguimiento del progreso de los
proyectos, comparar e identificar problemas potenciales de producción en
una fábrica de software.
¿Qué es la utilización?
Este indicador básicamente significa tiempo gastado
trabajando de forma productiva o efectiva. Hay dos métodos para medir los
niveles de utilización y el que usted elija dependerá de su negocio y sus
preferencias.
Utilización de los Recursos
Mide el nivel de utilización de los recursos
disponibles. Permite determinar el tiempo que un miembro de equipo ha
invertido en un proyecto o un cliente. Incluye todo el tiempo invertido en
el negocio, tanto en horas facturables como no facturables, en este sentido un
apropiado nivel de utilización deberá estar en el rango entre 80% y 100%.
Utilización Facturable
Este método representa únicamente las horas realmente
facturables de un proyecto. En este caso un nivel apropiado de utilización de
horas facturables debe estar en el rango de 70% y 80%, debido a que siempre, en
todo proyecto existen otras tareas importantes que no están asociadas a
proyectos o a actividades con clientes, o en el peor de los casos, horas
que se deben planificar por ausencias por enfermedad, cursos, actividades
administrativas de la empresa, entre muchas otras.
Factores
de éxito
Es importante categorizar los tipos de tareas o
actividades entre dos tipos fundamentales: facturables y no
facturables.
Considera la siguiente pregunta: ¿Cuáles son las horas
facturables para la organización? - Determine en conjunto con los miembros de
la organización la lista de actividades que están en la categoría facturables y
las que están en la categoría no-facturables. Este ejercicio incrementará la
exactitud de los reportes de horas que los miembros de equipo deben
realizar reportando horas facturables y no facturables.
Determine un número inicial de horas disponibles por
cada miembro, donde incluya horas de días festivos, vacaciones, horas por días
de enfermedad (valor estimado), etc.
Debe partir del número disponible de horas, por
ejemplo, 2080 al año (40 horas por semana * 52 semanas), de este valor reste
las horas de días festivos, vacaciones, estimado horas por enfermedad, etc., o
el equivalente 30% o 20%, de modo de obtener el valor base 70% u 80%
de tiempo facturable, es decir 1476 o 1664 horas facturables al año.
Como
calcular este indicador
Para calcular este indicador, simplemente tome el
total de horas facturables y las divide entre el total de horas disponibles por
cada miembro del equipo.
Utilización = Horas Facturables /
Horas Disponibles
Por ejemplo:
1664/2080=80%, este valor se puede obtener para
periodos más específicos como una semana, un mes, un trimestre, etc.
Con el objetivo de obtener el mínimo monto a
facturar a sus clientes, necesita adicionar todos los costos de operación, de
esta forma podrá establecer un objetivo financiero u operativo de
facturación a alcanzar en un periodo específico.
Facturación mínima = Costos Operación
/ Total Horas Facturables
Por ejemplo:
Si los costos de operación son 2 millones de dólares,
y tiene un equipo de 10 personas asignadas a proyectos, debe calcular
2.000.000,00/(1664*10)=120,19, es decir, que necesita facturar a los clientes
al menos 120,19 dólares por hora para alcanzar su objetivo financiero, de modo
que su negocio sea rentable y determinar cuál es el nivel de rentabilidad
de cada cliente.
Nota
Final
Es importante considerar, y con base en mi experiencia
como gerente y líder, que una utilización con una proyección igual o mayor al
100% de horas facturables es un riesgo muy alto y un acto de mucha
irresponsabilidad por parte de gerentes, líderes y administradores; ya que no
se están considerando las horas de vacaciones, ausencias imprevistas,
enfermedades, actividades administrativas, etc., que, como es natural en un
mundo tan dinámico, dada la naturaleza del ser humano, y siguiendo la ley de
Murphy que dice "Si algo puede salir mal, saldrá mal", es muy
pero muy probable que esta proyección no se cumpla, además que este tipo de
proyecciones cuando son mayores del 100%, significa “explotación del empleado” debido a que toda persona requiere al menos 8 horas de descanso.
Mi recomendación en este caso es siempre tomar el peor
de los escenarios donde todo puede pasar considerando todos los posibles e
imposibles riesgos e imprevistos.
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