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Portafolio de Proyectos - Libro

Portafolio de Proyectos: Modelo Ágil de Alineación a las Estratégias Organizacionales (Spanish Edition)


Hola a todos, con orgullo presento mi primera publicación relacionada con la gestión de portafolio de proyectos, donde abarco temas relacionados con la gerencia estratégica, la gerencia de riesgos, la planificación por escenarios, destinados a abordar el desarrollo del Modelo Ágil Integrado de Gestión Empresarial de Portafolios de Proyectos, que permita a las organizaciones afrontar los cambios del mundo actual. 

En un mundo turbulento y de constantes cambios en el entorno interno y extermo a las organizaciones, se requiere de modelos, métodos o frameworks adaptables que permita a las empresas determinar los escenarios futuros y los posibles riesgos y cambios que afrontará, con la finalidad de adaptarse con agilidad. El modelo ágil de alineación del portafolio de proyectos a las estrategias corporativas y de negocio, considera como base la planeación por escenarios y la gestión de riesgos corporativos, en conjunto con modelos ágiles de transformación organizacional. En este orden de ideas la presente publicación utiliza los enfoques teóricos relacionados con la planeación de escenarios, la gestión de riesgos, la planificación estratégica, la gestión de portafolios de proyectos y los modelos ágiles, con la finalidad de integrarlos en un modelo cuya finalidad principal es alinear el portafolio y las iniciativas de proyecto del portafolio con las estrategias. El modelo que se desarrolló, incluye el modelo y la metodología asociada, que permitirá a las organizaciones adaptarlo a sus necesidades.

Pueden obtener la publicación en español por medio de los siguientes enlaces:

Próximamente estaré publicando la versión en ingles.

Gerencia de Proyectos - El indicador de Utilización

¿Es correcto mantener una utilización del 100% del equipo de proyecto?
En mi experiencia como líder, gerente y miembro de equipos de proyectos, he observado como de manera equivocada, especialmente en Latinoamérica, empresas de desarrollo de software pretenden que su personal tenga una utilización del 100%, algo que en la práctica y siguiendo las mejores praxis de gerencia de proyectos, es totalmente imposible, ya que, como lo establecen las normas de la ingeniería industrial, ni una máquina puede estar disponible al 100%, y para este caso, en la planificación de una empresa industrial, se deben planificar tanto los tiempos de parada por mantenimiento y averías, como los costos y presupuestos por contingencias. En el caso de Fábricas de Software, donde el factor humano es de suma importancia, sucede lo mismo. En este artículo les entrego unas sencillas recomendaciones para este particular tema.

Los niveles de utilización es uno de los principales indicadores de gestión en los negocios dedicados a servicios y proyectos. Por medio de este indicador, es posible hacer seguimiento del progreso de los proyectos, comparar e identificar problemas potenciales de producción en una fábrica de software.

¿Qué es la utilización?
Este indicador básicamente significa tiempo gastado trabajando de forma productiva o efectiva. Hay dos métodos para medir los niveles de utilización y el que usted elija dependerá de su negocio y sus preferencias.

Utilización de los Recursos
Mide el nivel de utilización de los recursos disponibles. Permite determinar el tiempo que un miembro de equipo ha invertido en un proyecto o un cliente. Incluye todo el tiempo invertido en el negocio, tanto en horas facturables como no facturables, en este sentido un apropiado nivel de utilización deberá estar en el rango entre 80% y 100%.

Utilización Facturable
Este método representa únicamente las horas realmente facturables de un proyecto. En este caso un nivel apropiado de utilización de horas facturables debe estar en el rango de 70% y 80%, debido a que siempre, en todo proyecto existen otras tareas importantes que no están asociadas a proyectos o a actividades con clientes, o en el peor de los casos, horas que se deben planificar por ausencias por enfermedad, cursos, actividades administrativas de la empresa, entre muchas otras.
Factores de éxito
Es importante categorizar los tipos de tareas o actividades entre dos tipos fundamentales: facturables y no facturables.
Considera la siguiente pregunta: ¿Cuáles son las horas facturables para la organización? - Determine en conjunto con los miembros de la organización la lista de actividades que están en la categoría facturables y las que están en la categoría no-facturables. Este ejercicio incrementará la exactitud de los reportes de horas que los miembros de equipo deben realizar reportando horas facturables y no facturables.
Determine un número inicial de horas disponibles por cada miembro, donde incluya horas de días festivos, vacaciones, horas por días de enfermedad (valor estimado), etc.
Debe partir del número disponible de horas, por ejemplo, 2080 al año (40 horas por semana * 52 semanas), de este valor reste las horas de días festivos, vacaciones, estimado horas por enfermedad, etc., o el equivalente 30% o 20%, de modo de obtener el valor base 70% u 80% de tiempo facturable, es decir 1476 o 1664 horas facturables al año.

Como calcular este indicador
Para calcular este indicador, simplemente tome el total de horas facturables y las divide entre el total de horas disponibles por cada miembro del equipo.
Utilización = Horas Facturables / Horas Disponibles
Por ejemplo:
1664/2080=80%, este valor se puede obtener para periodos más específicos como una semana, un mes, un trimestre, etc.
Con el objetivo de obtener el mínimo monto a facturar a sus clientes, necesita adicionar todos los costos de operación, de esta forma podrá establecer un objetivo financiero u operativo de facturación a alcanzar en un periodo específico. 
Facturación mínima = Costos Operación / Total Horas Facturables
Por ejemplo:
Si los costos de operación son 2 millones de dólares, y tiene un equipo de 10 personas asignadas a proyectos, debe calcular 2.000.000,00/(1664*10)=120,19, es decir, que necesita facturar a los clientes al menos 120,19 dólares por hora para alcanzar su objetivo financiero, de modo que su negocio sea rentable y determinar cuál es el nivel de rentabilidad de cada cliente.

Nota Final
Es importante considerar, y con base en mi experiencia como gerente y líder, que una utilización con una proyección igual o mayor al 100% de horas facturables es un riesgo muy alto y un acto de mucha irresponsabilidad por parte de gerentes, líderes y administradores; ya que no se están considerando las horas de vacaciones, ausencias imprevistas, enfermedades, actividades administrativas, etc., que, como es natural en un mundo tan dinámico, dada la naturaleza del ser humano, y siguiendo la ley de Murphy que dice "Si algo puede salir mal, saldrá mal", es muy pero muy probable que esta proyección no se cumpla, además que este tipo de proyecciones cuando son mayores del 100%, significa “explotación del empleado” debido a que toda persona requiere al menos 8 horas de descanso.
Mi recomendación en este caso es siempre tomar el peor de los escenarios donde todo puede pasar considerando todos los posibles e imposibles riesgos e imprevistos.

Importancia de la Gestión de Riesgos - Parte II

Gestión de Riesgos

Es el proceso de identificar, analizar y cuantificar las probabilidades de pérdidas y/o ganancias que se desprende de eventos inesperados o no planificados, cuya materialización afectará al logro de los objetivos, y la identificación y la aplicación de las medidas o acciones preventivas, correctivas y reductivas correspondientes que deben emprenderse destinadas a reducir o incrementar la probabilidad o el impacto de esos acontecimientos. En la siguiente gráfica se observa el modelo de proceso general que se debe seguir en la gestión de riesgos:
Desde el punto de vista empresarial, la gestión de riesgos comprende los procesos destinados a la conservación de los activos y del poder de generación de beneficios de una empresa, mediante la minimización del efecto financiero de las pérdidas accidentales. Asimismo, su principal objetivo es la planificación efectiva de los recursos necesarios para recuperar el equilibrio financiero y la efectividad operativa, después de una pérdida fortuita y, de esta forma, obtener a corto plazo una estabilidad del costo de los riesgos y a largo plazo, la minimización de los riesgos. Moeller (2007, p.5) establece lo siguiente en relación al alcance de la gestión de riesgos en las organizaciones:
La Gestión de Riesgos empresariales es un proceso, efectuado por la dirección de la entidad, directores y demás personal, aplicado a la estrategia y al establecimiento de objetivos y que se desarrolla a través de toda la organización, destinado a identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad y manejar los riesgos dentro de su apetito de riesgo para proveer una seguridad razonable en el logro de los objetivos de dicha entidad.
La definición anterior es amplia en sus fines y recoge los conceptos claves de la Gestión de Riesgos por parte de empresas y otras organizaciones, proporcionando una base para su aplicación en todas las organizaciones, industrias y sectores. Se centra directamente en la consecución de los objetivos establecidos por una entidad determinada y proporciona una base para definir la eficacia de la Gestión de Riesgos.
El modelo ERM establece un modelo de proceso de gestión con base al modelo general de gestión de riesgos:
Importancia de la Gestión de Riesgos
La Gestión de Riesgos, supone una serie de ventajas para la empresa en los contextos internos y externos, en la formulación y ejecución de las estrategias, y la gestión de portafolios y proyectos.
  • Favorece la identificación de amenazas, obstáculos y oportunidades.
  • Aumenta las posibilidades de alcanzar los objetivos. Los procesos que tengan más seguimiento y control tienden a ser más exitosos.
  • Impulsa la proactividad. Incorporada la labor de gestión de riesgos, los jefes de departamento, empleados en general y gerentes de proyectos asumen una actitud más dinámica para la consecución de objetivos.
  • Mejora las labores de administración de una empresa. La empresa mejora su eficacia en la asignación de recursos para la gestión del riesgo. Es decir, ya no es un gasto que se efectúa de manera improvisada. Lo más común es que se destine una pequeña parte del presupuesto.
  • Mejora la adaptación de la empresa al entorno social y económico al que pertenece. Identificar los riesgos permite acercarse al contexto.
  • Potencia la confianza de los grupos de interés.
  • Facilita la toma de decisiones.
  • Fomenta la capacidad de transformación de la empresa.
En relación con la gestión de portafolios, programas y proyectos, la gestión de riesgos permite establecer las causas que los producen y hacer diferentes planes para todos los posibles escenarios que sean consecuencia de esos riesgos, lo cual genera seguridad mientras se van desarrollando los proyectos, de igual modo:
  • Proporciona una mejor gestión,
  • Permite descubrir nuevos riesgos a medida que se gestionan los portafolios,
  • Asegura que las iniciativas o proyectos estén alineadas a las estrategias de negocio y corporativas.
Los riesgos del portafolio se relacionan principalmente con las restricciones del portafolio relacionadas con el tiempo, costo, calidad y satisfacción del cliente, y tienen impacto en el logro de los objetivos de la organización. Los efectos negativos derivados de no gestionar los riesgos del portafolio son:
  • No todos los objetivos de la organización son alcanzados,
  • El valor generado es menor de lo esperado,
  • Proyectos innecesarios son financiados desperdiciando recursos de la organización,
  • Los proyectos terminan fuera del tiempo y presupuesto planificado,
  • Los recursos no se utilizan a un nivel óptimo.
Los efectos positivos derivados de gestionar los riesgos del portafolio son:
  • Se exceden los objetivos de la organización,
  • Se genera un mayor valor en comparación con el plan,
  • Los proyectos terminan dentro del tiempo y el presupuesto planificado,
  • Los recursos se utilizan en forma eficiente.

Importancia de la Gestión de Riesgos

Importancia de la Gestión de Riesgos


La palabra Riesgo viene del termino Italiano Risicare, que significa desafiar, retar, enfrentar; también se define como poner en peligro a una persona, en algunos escritos se refiere a la proximidad de un daño.
Un riesgo es todo aquel evento que puede afectar en forma positiva o negativa una situación o suceso. En la literatura orientada a la gestión de proyectos se precisan dos tipos de riesgos con base en el impacto positivo a negativo que pueda tener sobre una situación determinada:
  • Oportunidades: Son eventos que de una u otra forma pueden afectar en forma positiva un suceso como por ejemplo reducción de impuestos arancelarios para importaciones de equipos en proyectos de infraestructura tecnológica.
  • Amenazas: Son eventos que afectan en forma negativa un suceso como por ejemplo la posibilidad de pérdida de un recurso humano con la experiencia requerida en un proyecto de desarrollo de software.
El estándar para la gestión de proyectos del PMI Guía del PMBOK®, (2013, p. 310), define el riesgo de un proyecto como: El riesgo de un proyecto es un evento o condición incierta que, de producirse, tiene un efecto positivo o negativo en uno o más de los objetivos del proyecto. Un riesgo puede tener una o más causas y, de materializarse, uno o más impactos. Una causa puede ser un requisito especificado o potencial, un supuesto, una restricción o una condición que crea la posibilidad de consecuencias tanto negativas como positivas.
Los riesgos surgen como parte de situaciones de incertidumbre no previsibles y también previsibles, motivo por el cual se debe estudiar todas las posibles situaciones que puedan presentarse con base en factores históricos y tomar en consideración posibles situaciones futuras.
El índice riesgo se denota en forma matemática con la ecuación siguiente:
R = P x I, donde
  • R = Índice de Riesgo.
  • P = Probabilidad de ocurrencia del riesgo.
  • I = Impacto, generalmente especificado en términos monetarios.
Dependiendo de la cultura organizacional de cada empresa, Oscar Freire (Freire, 2016) establece que “pueden existir organizaciones que, llegados a un punto en un proyecto o inversión, puedan renunciar a adquirir una unidad extra de rentabilidad, en detrimento del riesgo que llevaría asociada la iniciativa”. En base a esto se puede clasificar lo perfiles de riesgo:
  • Aversión al riesgo: Este perfil presenta un rechazo natural a no contraer riesgo adicional, aunque a priori parezca que esté totalmente compensado.
  • Neutral al riesgo: este perfil una vez analizada la rentabilidad y riesgo que conllevan una operación financiera, solo admitirá riesgo adicional si se paga con una justa rentabilidad. Para pequeñas rentabilidades acepta pequeños riesgos, para grandes rentabilidades acepta grandes riesgos.
  • Atracción al riesgo: este perfil es opuesto al perfil adverso. Estará dispuesto a cambiar grandes cantidades de riesgo por rentabilidades adicionales.
Riesgos Empresariales
El riesgo empresarial podría definirse como un fenómeno subjetivo-objetivo del proceso de toma de decisión entre diferentes alternativas en situación de incertidumbre, con la probabilidad de ocasionar efectos negativos en los objetivos de la empresa, produciendo después de realizarse la acción decidida un resultado peor del previsto. El riesgo se presenta como un fenómeno complejo, de carácter objetivo y a la vez subjetivo que incluye:
  • La situación de incertidumbre y la condición objetiva del riesgo.
  • El acto de tomar decisiones sobre la base de información incompleta.
  • La vivencia de vacilación motivada por la probabilidad de pérdidas o fracasos como resultado de la realización de la alternativa privilegiada.
A nivel de la empresa se pueden presentar un sinfín de riesgos que pueden afectar los procesos, recursos humanos, físicos, tecnológicos, financieros y organizacionales, a los clientes y hasta la imagen de la empresa. En este orden de ideas se pueden presentar riesgos como:
a.   Riesgo de reputación: es el desprestigio de la empresa que trae como consecuencia la pérdida de credibilidad y confianza del público por fraude, insolvencia, conducta irregular de los empleados, rumores, errores cometidos en la ejecución de alguna operación por falta de capacitación del personal clave o deficiencia en el diseño de los procedimientos, este riesgo puede traer efectos como disminución de la demanda, o la perdida de negocios atribuibles al desprestigio generado.
b.   Riesgo puro: este riesgo al materializarse origina perdida, como un incendio, un accidente, una inundación.
c.   Riesgo especulativo: al materializarse genera la posibilidad de generar instantáneamente beneficio o perdida, como una aventura comercial, la inversión en divisas ante expectativas de devaluación o revaluación, la compra de acciones, el lanzamiento de nuevos productos, etc.
d.   Riesgo estratégico: son las pérdidas ocasionas por las definiciones estratégicas inadecuadas y errores en el diseño de planes, programas, estructura, integración del modelo de operación con el direccionamiento estratégico, asignación de recursos, estilo de dirección, además de ineficiencia en la adaptación a los cambios constantes del entorno empresarial, entre otros.
e.   Riesgo operativo: es la posibilidad de pérdidas ocasionadas en la ejecución de los procesos y funciones de la empresa por fallas en procesos, sistemas, procedimientos, modelos o personas que participan en dichos procesos.
f.    Riesgo de mercado: puede generar ganancias o pérdidas a la empresa al invertir en bolsa, debido a la diferencia en los precios que se registran en el mercado.
g.   Riesgo precio de insumos y productos: se refiere a la incertidumbre sobre la magnitud de los flujos de caja debido a posibles cambios en los precios que una empresa puede pagar por la mano de obra, materiales y otros insumos de su proceso de producción, y por los precios que puede demandar por sus bienes o servicios.
h.   Riesgo de crédito: consiste en que los clientes y las partes a las cuales se les ha prestado dinero, fallen en el pago. La mayoría de las empresas se enfrentan ante este riesgo por cuentas por cobrar, sin embargo, esta exposición es más alta en las instituciones financieras.
i.     Riesgo legal: se refiere a la pérdida en caso de incumplimiento de la contraparte en un negocio y la imposibilidad de exigir jurídicamente el cumplimiento de los compromisos adquiridos. También se puede presentar al cometer algún error de interpretación jurídica u omisión en la documentación, y en el incumplimiento de normas legales y disposiciones reglamentarias que pueden conducir a demandas o sanciones.
j.     Riesgo tecnológico: el uso de la tecnología genera riesgos como los virus, el vandalismo puro y de ocio en las redes informáticas, fraudes, intrusiones por hackers, el colapso de las telecomunicaciones que pueden generar el daño de la información o la interrupción del servicio. También está el riesgo del constante cambio de tecnología lo que puede ocasionar que las empresas no estén preparadas para adoptarlas y esto incremente sus costos, menor eficiencia, incumplimiento en las condiciones de satisfacción de los servicios prestados a la comunidad.
k.   Riesgos laborales: pueden ser accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, pueden ocasionar daños tanto a la persona como a la misma empresa.
l.     Riesgos físicos: afectan a los materiales como, por ejemplo; corto circuito, explosión física, daño en la maquinaria, daño en equipos por su operación, por su diseño, fabricación, montaje o mantenimientos; deterioros de productos y daños en vehículos.
Riesgos y Estrategias
Debe existir una relación directa entre las estrategias corporativas y de negocios que se definan en la organización, y los riesgos asociados a las operaciones, el entorno y las decisiones. En este sentido en toda organización la gestión de riesgos debe formar parte integral de la cultura organizacional con el objetivo que todos sus integrantes estén vigilantes en su relación tanto con el entorno interno como externo. En el proceso de definición de las estrategias, se deben identificar los posibles riesgos que puedan afectar estas estrategias en forma positiva o negativo y establecer en forma general las acciones a seguir nivel directivo. 

Gestión de Riesgos

Gestión de Riesgos


Sexta entrega de la serie Gerencia de Proyectos donde presento los conceptos y procesos relacionados con la Gestión de Riesgos que en todo proyecto no debe faltar de modo de garantizar la correcta ejecución de un proyecto.


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