Earn value Management

Gerencia de Proyectos - Gestión del Valor Ganado

El valor Ganado es una técnica que es utilizada para realizar el seguimiento del progreso y estado de un Proyecto, de igual modo determinar las proyecciones sobre el futuro del rendimiento del Proyecto.

• Integra el alcance, el calendario y el costo del Proyecto.
• Responde a todas las preguntas de los interesados en un Proyecto relacionado con su rendimiento.
• Puede ser utilizado para presentar el pasado y actual del Proyecto, y predecir el futuro rendimiento del Proyecto utilizando técnicas estadísticas.
• Una Buena planificación en conjunto con el efectivo uso del valor Ganado reducirá los problemas que surjan fuera del calendario y los excesos de costos.

En todo proyecto se tienen una serie de preguntas típicas:

• ¿En qué punto está el Proyecto?
• ¿Cuánto hemos avanzado en el alcance?
• ¿Cuánto nos hemos gastado?
• ¿Cuándo terminamos?
• ¿Cuánto falta para terminar?
• ¿Cuánto dinero hace falta para terminar?

Consiste de los siguientes elementos básicos:

• Valor Planeado (PV): Es también nombrado como el costo presupuestado del trabajo planificado (BCWS). Se calcula del modo siguiente:

PV o BCWS = Tarifa por Hora × Total de Horas Planificadas

• Costo Actual (AC): Es también nombrado como Costo Actual del Trabajo Ejecutado (ACWP). Se calcula del modo siguiente:

AC o ACWP = Tarifa por Hora × Total de Horas Gastadas

• Valor Ganado (EV): Es también nombrado como Costo Presupuestado del Trabajo Ejecutado (BCWP). Se calcula del modo siguiente:

EV or BCWP = Línea Base del Costo × % Actual Completado

Todos estos elementos se generan a partir del Work Breakdown Structure donde se asocian los costos de cada tarea, y deben ser presentados en los reportes regulares de estado de proyecto.

El % Planeado Completado y el % Completado Actual son definidos y calculados del modo siguiente:

• % Planeado Completado: Porcentaje del trabajo planificado que ha sido completado a la fecha del reporte. Se calcula del modo siguiente:

% Planeado Completado = PV/BAC

• % Completado Actual: Porcentaje del trabajo que fue completado a la fecha del reporte. Se calcula del modo siguiente:

% Completado Actual = AC/EAC 

Variación del Costo (CV): Es muy importante para medir el rendimiento del proyecto debido a que indica cuanto sobre costo o por debajo del costo presupuestado está el proyecto. Se calcula con alguna de las dos ecuaciones siguientes:

Variación del Costo (CV) = (EV) − (AC) o CV = BCWP − ACWP

• Si es positivo, indica que el proyecto está por debajo del presupuesto.
• Si es negativo, indica que el proyecto está costando más de lo presupuestado.

Este valor también se puede especificar como %Variación del Costo (%CV), el cual se calcula del modo siguiente:

%CV = (EV − AC) ⁄ (EV) o %CV = (EV − AC) ⁄ BCWP

Indice de Rendimiento del Costo (CPI): Es un indicador que presenta la eficiencia en la utilización de los recursos del proyecto. Se calcula por medio de las siguientes formulas:

CPI = (EV) ⁄ (AC) o CPI = BCWP ⁄ ACWP

• Un valor del CPI mayor a 1, indica que la eficiencia de utilización de los recursos es buena.
• Un valor del CPI menor a 1, incida que la eficiencia de utilización de los recursos no es buena.

Indicador de rendimiento del costo para completar (TCPI): es un indice que muestra la eficiencia en la utilización de los recursos para poder completar el proyecto. Se calcula por medio de las siguientes formulas:

TCPI = (Presupuesto Total − EV ) ⁄ (Presupuesto Total − AC ) o

TCPI = (Presupuesto Total − BCWP ) ⁄ (Presupuesto Total − ACWP )

• Un valor del TCPI mayor a 1, indica que se debe mejorar para no exceder el presupuesto.
• Por debajo de 1, equivale a tener una holgura en los fondos.

Variación del Cronograma (SV): Indica cuan adelantados o atrasados estamos con relación a lo planificado. Se calcula del modo siguiente:

SV = EV − PV o SV = BCWP − BCWS

• Un valor positivo indica que estamos adelantados en el cronograma.
• Un valor negativo indica que estamos atrasados.

Este valor también se puede expresar en términos de porcentaje del modo siguiente:

%SV = (EV − PV) ⁄ PV o %SV = (EV − PV) ⁄ BCWS

Indice de rendimiento del cronograma (SPI): Permite determinar el nivel de eficiencia del tiempo utilizado en el proyecto. Se calcula del modo siguiente:

SPI = EV ⁄ PV o SPI = BCWP ⁄ BCWS

• Un valor del SPI por encima de 1, indica que el tiempo se utilizado en forma eficiente.
• Un valor del SPI por debajo de 1, indica que el tiempo se utilizado en forma poco eficiente.

Indice de Rendimiento del Cronograma para Completar (TSPI): Permite determinar la eficiencia del tiempo restante para completar el proyecto. Se calcula del modo siguiente:

TSPI = (Presupuesto Total − EV) ⁄ (Presupuesto Total − PV) o

TSPI = (Presupuesto Total − BCWP) ⁄ (Presupuesto Total − BCWS)

• Por debajo de 1, indica que hay una holgura en el cronograma.
• Por encima de 1, indica que se debe trabajar duro para recuperar el tiempo perdido y poder terminar dentro del plazo establecido.

Presupuesto a la Terminación (BAC): Es la suma de todos los presupuestos del proyecto. Se calcula como sigue:

BAC = Línea Base del Esfuerzo − Horas × Tarifa por Hora

Estimado para Completar (ETC): Es la estimación de los costos requeridos para completar lo que queda del proyecto. Es calculado y aplicado cuando las suposiciones de estimaciones pasadas son invalidas y necesitan ser recalculadas. Es utilizado para calcular la estimación al terminar (EAC).

Estimación al terminar (EAC): Es la estimación de costos requeridos a la terminación del proyecto. Hay tres métodos para calcularlo:

• Cuando las variaciones son típicas en el escenario actual y no se espera que puedan ocurrir variaciones en el futuro:

EAC = AC + (BAC − EV)

• Los supuestos de estimaciones pasadas no son válidas y se necesita recalcularlas:

EAC = AC + ETC

• Se estima que habrán variaciones en el futuro, es decir que las variaciones actuales se continuarán presentando:

EAC = AC + (BAC − EV) ⁄ CPI

Variación a la Terminación (VAC): Es la variación en el total del presupuesto a la terminación del proyecto. Esta es la diferencia entre el presupuesto original y los costos incurridos en el proyecto a la fecha.

VAC = BAC − EAC

Porcentaje Planeado Completado: Porcentaje del trabajo que fue planificado y que se ha completado a la fecha.

% Planeado Completado = PV ⁄ BAC

Porcentaje Actual Completado: Porcentaje del trabajo que fue completado a la fecha.

% Actual Completado = AC ⁄ EAC

Conclusiones

La correcta utilización del Valor Ganado permite realizar el análisis del Proyecto a partir del cual se generan los planes de acción correctiva que describen las acciones específicas a ser tomadas, que incluyen los individuos y organizaciones responsables por las acciones. Estas deben ser directamente generadas de la causa raíz y relacionadas con cada causa identificada. Ocasionalmente, un plan satisfactorio puede incluir modificaciones a corto plazo que permitirán cumplir con los cambios a largo plazo. Toda acción correctiva debe utilizar un log de anotaciones usados para llevar a cabo el seguimiento del estado de cada variación detectada. 

Cada fase del proyecto juega un papel importante en el desarrollo del mismo; ya que, cualquier variación afecta su ejecución global. Es importante llevar un control integrado que interrelacione las variables del proyecto. El Valor Ganado representa una herramienta que mejora el control y el análisis de la ejecución. Se puede conocer la particularidad de cada fase a la vez que el comportamiento global del proyecto, lo que permite profundizar en cualquier detalle. A través de la productividad se debe medir el rendimiento.

Les dejo plantilla que pueden utilizar y modificar: Análisis del Valor Ganado.

En la siguiente presentación pueden obtener mayores detalles sobre esta herramienta.

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