Gerencia de Proyectos - ¿Cómo gestionar los problemas?

Gerencia de Proyectos - Pasos para gestionar los problemas del proyecto

Un problema es cualquier cosa que afecta la ejecución de un proyecto impactando el plan del mismo. Los problemas pueden o no estar identificados en el plan de riesgos.

En el transcurso de un proyecto, en cada fase del ciclo de vida, podemos escuchar frases como "¿Pienso que ya hablamos acerca de esto?, ¿Porqué lo estamos haciendo nuevamente?", esto son casos de amnesia selectiva sobre los problemas que se presentan en un proyecto.

En este artículo presentaré unos sencillos pasos que los ayudarán a controlar y realizar el seguimiento de los problemas que se presentan en un proyecto.

1. Primero. Desarrolle un registro de problemas. Usted necesita una forma de registrar los problemas de modo que sea fácil de recordar y permita realizar el seguimiento a estos. Por ejemplo, los interesados pueden estar adicionando alcance al proyecto, sin embargo, usted no lleva un registro sobre pequeño rasgo particular del proyecto que puede conllevar a un problema mayor.
2. Segundo. El registro debe indicar quien lo reporta, como se debe registrar, cuando se deben registrar los problemas indicando quien lo reportó o identificó, el detalle del problema reportado, y definir con precisión y claridad el detalle de la información.
3. Tercero. Asignar acciones. En muchas ocasiones se identifican problemas en los proyectos, sin embargo, no se establece quién y cómo deben ser resueltos, es decir, quien se SUPONE, debe tomar una acción en su resolución. En el registro se debe indicar el nombre de la persona, o en su defecto, la unidad organizacional con nombre específico, que debe gestionar su solución. En simples palabras, DEFINIR AL RESPONSABLE DE SOLUCIONARLO. De esta forma se podrá realizar el seguimiento con claridad.
4. Cuarto. Establecer los procesos de escalamiento, por ejemplo, si el problema no se ha resuelto en el tiempo establecido, realizar el escalamiento necesario para asegurar su solución.
5. Quinto. Delimitar, los problemas por tipo, nivel de impacto y nivel de gravedad, permitiendo puntualizar en que grado el proyecto se verá afectado si no se soluciona en el tiempo y con la celeridad requerida.
6. Sexto. Con el objetivo de no permitir que este tipo de procesos se vuelva un ESCANDALO, se deben definir niveles de servicio que permitan, por ejemplo, establecer por tipo de problema y nivel de gravedad, el tiempo requerido para solucionarlo antes de escalar, y en el momento de escalar, precisar de igual modo, el tiempo requerido para solucionarlo de forma definitiva. Estos tiempos se deben especificar con el objetivo de no afectar la ejecución del proyecto.
7. Séptimo. Aprobación de la solución. Los problemas deben pasar por un proceso de evaluación, aprobación e implementación, que permita solucionarlos de forma efectiva, por ejemplo, algunos problemas pueden que sea necesario que pasen por el proceso de gestión de cambios.

Conclusión

Un registro de problemas asegura que el proyecto culmine de forma exitosa, asegurando que se controlen y gestionen las diferentes restricciones, y principalmente, es una guía para tomar acción sobre los problemas, eliminando los efectos de la amnesia.

Les dejo una plantilla sencilla que pueden tomar y modificar: Plantilla Registro de Problemas.