Importancia de la Planificación por Escenarios

Importancia de la Planificación por Escenarios en el Contexto de los Negocios Actuales.

“La planificación por escenario se diferencia de otros métodos de planificación como la planificación de contingencia, el análisis de sensibilidad y la simulación por computadora." Paul Schoemaker, profesor en Wharton School

La planificación por escenarios es una metodología que se utilizó originalmente por los servicios militares en forma de simulaciones de juegos de guerra. Después de la Segunda Guerra Mundial, el Departamento de Defensa de Estados Unidos fue el primero en introducir formalmente un proceso haciendo uso de escenarios para decidir qué proyectos financiar para el desarrollo de nuevos sistemas de armas.

La planificación por escenarios es una forma de entender las fuerzas que operan hoy en día, tales como la demografía, la globalización, el cambio tecnológico y la sostenibilidad ambiental que darán forma al futuro. Muchas organizaciones aplican las técnicas de planificación por escenarios para la planificación operativa, los procesos presupuestarios y de previsión como un medio para evaluar su eficacia bajo diferentes conjuntos de suposiciones sobre el futuro.

En la actualidad dos fuerzas están impulsando el incremento de la popularidad y el uso de la planificación por escenarios. El primero es la rápida aparición y el amplio impacto mundial de eventos impredecibles, como, por ejemplo, las crisis económicas globales, los cambios constantes en la técnología y las necesidades de las personas, y los ataques terroristas. El segundo es el ritmo acelerado de crecimiento de las nuevas tendencias mundiales. Por ejemplo, el rápido crecimiento de China e India, el aumento de las redes sociales, y la adopción de teléfonos inteligentes.

La planificación por escenarios se centra en responder a tres preguntas:

1. ¿Qué puede pasar?
2. ¿Cuál sería el impacto en nuestras estrategias, planes y presupuestos?
3. ¿Cómo debemos responder?

Los escenarios pueden ser categorizados con base a los siguientes aspectos:

• Exploratorio: son las tendencias actuales para determinar probabilidades del futuro
• Anticipatoria: se basa en versiones alternativas del futuro, están diseñados para ser retro-proyectiva, lo que significa que permite a los usuarios "ensayar el futuro, a través de eventos simulados” (Ziemba, 2007, p. 221).

La planificación por escenarios ayuda a crear una competencia empresarial llamada "la previsión de adaptación”, siendo este el sistema de radar para la organización. Se empieza por la selección de la información, tendencias y datos a monitorear. Una vez que se determina lo que se está buscando, la previsión de adaptación permite determinar los patrones utilizados como indicadores de alarma cuando emergen cambios globales que pueden afectar a la empresa, proporcionando la advertencia anticipada que necesita adaptarse rápidamente para afrontar estos cambios. La planificación por escenarios genera una vista externa del mundo con la finalidad de determinar los impactos en la vista interna.

La planificación por escenarios se puede utilizar en varios niveles dentro de una organización, y en muchos contextos diferentes, ya sea para proyectos específicos o para la gestión estratégica global:

• Crear un contexto relacionados con nuevos conocimientos sobre estrategia o dirección y también sobres posibles limitaciones que se podrían encontrar.
• Análisis de riesgo. Los escenarios genéricos y específicos se pueden utilizar para identificar los riesgos a nivel de portafolios, programas proyectos, servicios o tecnologías y estrategias.
• Dar forma a la gestión del cambio y los portafolios de proyectos, y a los planes de contingencia.
• Generar ideas para algunos proyectos y servicios dando lugar a la creatividad, permitiendo determinar por ejemplo, futuros grupos de usuarios, y sobre la base de estos procesos y perfiles identificar requisitos fundamentados en escenarios de servicios, software, tecnologías, etc.

La planificación por escenarios tiene las siguientes características:

• Una metodología para el desarrollo de estrategias útiles para las organizaciones, portafolios, programas o proyectos que actúan en un entorno altamente dinámico de toma de decisiones complejas y, a menudo arriesgadas.
• Proporciona el rigor, así como oportunidades para aprovechar la creatividad de los participantes, lo que resulta en nuevos puntos de vista e interpretaciones sobre importantes acontecimientos externos.

En los siguientes pasos se describe en forma resumida el método para elaborar escenarios:

1. Acordar un marco de tiempo y alcance. Normalmente, esto podría ser más de cinco años.
2. Identificar al equipo que represente los intereses del negocio.
3. Crear escenarios probables, mínimo 5.
4. Ampliar los escenarios donde se puedan presentar todas las tendencias a ser consideradas.
5. Dar prioridad sobre puntos de vista importantes, sin destacar las posibilidades.
6. Identificar los elementos extremos o anomalías y considerar los posibles resultados de estos.
7. Evaluar aspectos positivos y negativos de los escenarios posibles.
8. Identificar las necesidades de investigación adicionales.

Modelo general de planificación por escenarios:

Proceso gráfico para el desarrollo de escenarios:

Los escenarios son descripciones alternativas del futuro centrado en una cuestión estratégica específica. Su importancia radica en capacidad de ampliar y profundizar el pensamiento en futuros entornos comerciales y de negocio que afectan las decisiones estratégicas de la empresa. A través de definiciones estratégicas más sólidas, la planificación por escenarios mejora:

• El aprendizaje organizacional,
• La visión sobre el futuro,
• La preparación organizativa, flexibilidad y agilidad,
• La generación opciones estratégicas, evaluación y análisis de riesgos,
• La alineación de la organización, el compromiso y el rendimiento.

En última instancia la planificación por escenarios ayuda a comprender las situaciones de incertidumbre que toda organización puede enfrentar, lo que podría significar y cómo responder. Es una forma de simplificar los futuros complejos y responder a preguntas del tipo "Qué pasaría si...". No importa que tan excelentes sean los planes y la investigación con base en el conocimiento del pasado y todas las decisiones acerca del futuro, los escenarios permiten confrontar a la organización con las posibles situaciones de futuro, y sus necesidades en relación al conocimiento que no se tiene y no se puede tener sobre un futuro incerto, enfocando todos los esfuerzos en maximizar el valor de la empresa, reduciendo los factores de riesgo. Este proceso se debe llevar a cabo al menos una vez al año, donde se evaluen los posibles escenarios, se determine si los escenarios actuales han cambiado y como estos cambios afectan las estratégias e iniciativas. De igual modo el monitoreo de los indicadores de cambio se debe realizar por lo menos cada 2 ó 3 meses, debido a que actualmente los cambios en el entorno se producen de forma muy rápida.